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如何主動避免公司股東會會議流程瑕疵
《公司法》規(guī)定，當股東會會議的召集程序和表決方式違反法律、行政法規(guī)或者公司章程時，所作的決議將面臨被撤銷的法律風險。而對于股東會會議的“召集程序和表決方式”的規(guī)定,《公司法》中的規(guī)定多集中于會議的通知、召集和召開，對于“表決方式”的規(guī)定僅寥寥數(shù)筆。如何主動避免會議在召集程序和表決方式上的瑕疵，值得關注。
一、《公司法》中的關注要點
（一）第38條：首次股東會會議由出資最多的股東召集和主持，依照本法規(guī)定行使職權。
（二）第39條：股東會會議分為定期會議和臨時會議。
定期會議應當依照公司章程的規(guī)定按時召開。代表十分之一以上表決權的股東，三分之一以上的董事，監(jiān)事會或者不設監(jiān)事會的公司的監(jiān)事提議召開臨時會議的，應當召開臨時會議。
（三）第40條：有限責任公司設立董事會的，股東會會議由董事會召集，董事長主持；董事長不能履行職務或者不履行職務的，由副董事長主持；副董事長不能履行職務或者不履行職務的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。
有限責任公司不設董事會的，股東會會議由執(zhí)行董事召集和主持。
董事會或者執(zhí)行董事不能履行或者不履行召集股東會會議職責的，由監(jiān)事會或者不設監(jiān)事會的公司的監(jiān)事召集和主持;監(jiān)事會或者監(jiān)事不召集和主持的，代表十分之一以上表決權的股東可以自行召集和主持。
（四）第41條：召開股東會會議，應當于會議召開十五日前通知全體股東；但是，公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外。
以上規(guī)定歸納關注要點為：1.確保足夠的提前通知時間；2.關注會議的提議召開主體；3.關注會議的召集和主持主體。
二、會議實踐中的操作要點
（一）確保充足的會議通知時間
《公司法》要求應當于會議召開十五日前通知全體股東，如果公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的，則從其約定。雖然《公司法司法解釋四》通過創(chuàng)設“輕微瑕疵裁量駁回制度”，對部分通知時間短于規(guī)定的決議予以維持，但從合規(guī)角度而言，確保符合法律或者公司章程規(guī)定的會議通知時間，是避免公司決議程序瑕疵的首要任務。
（二）切勿遺漏被通知股東
《公司法》要求會議召開前提前通知“全體股東”，一旦遺漏被通知股東，則構成會議召集程序瑕疵。此處需對“全體股東”的范疇進行歸納總結：
1.未出資或未完全出資的投資人仍具有股東資格，應納入公司股東范疇，須向其發(fā)出會議通知；
2.隱名股東無參會資格，公司并無通知其參會的義務，如其已行使表決權且為公司認可，該表決行為應當有效；
3.對于未登記但經(jīng)生效判決確認的股東，應納入公司股東范疇，須向其發(fā)出會議通知；
4.如公司自然人股東死亡，公司召開股東會會議時，應通知該自然人股東的全部繼承人參會。
（三）選擇恰當?shù)臅h通知方式
法律雖然沒有限制會議通知的具體方式，但通知到每一位股東是召集人必須履行的法定義務。實踐中，較多股東會決議被撤銷也因部分股東稱“未收到會議通知”。會議通知未能實際到達參會人，或雖通知到參會人但未能保留相應證據(jù)，都可能被撤銷決議。因此，建議如下：
1.使用EMS郵寄方式送達，并明確標注“股東會會議通知”。實踐中確有僅標注“文件”字樣，并未標注是股東會會議通知或者是何種文件，對方股東抗辯稱收到的文件并非股東會會議通知而是關于其他事項的文件的案例（詳見（2015）青民二（商）初字第2465號）。
2.事先預留股東聯(lián)系方式，并經(jīng)股東本人簽字確認，避免無法有效送達的情形。
3.電子郵件亦是有效送達方式之一，可有效避免股東回避簽收的情形，可考慮與其他送達方式一并使用。
4.確有必要時，應當采取公證送達的方式通知股東，避免因召集程序有瑕疵導致股東會作出的決議被撤銷。
（四）通知載明會議審議事項
為確保股東會決議效力，在發(fā)送相關會議通知時，盡量列明審議事項，以避免股東會決議效力受到質疑。
（五）須有合法的會議召集人
根據(jù)《公司法》規(guī)定，有限公司設董事會的，股東會會議由董事會召集；不設董事會的，由執(zhí)行董事召集。董事會或者執(zhí)行董事不能履行或者不履行召集股東會會議職責的，由監(jiān)事會或者不設監(jiān)事會的公司的監(jiān)事召集;監(jiān)事會或者監(jiān)事不召集的，代表十分之一以上表決權的股東可以自行召集。
顯然，股東會的合法召集人如上，且存在法定的“先后順序”。特別是股東的自行召集，必須以董事會（執(zhí)行董事）、監(jiān)事會（監(jiān)事）不能履行或不履行職責為“前置”條件，股東未經(jīng)前置程序即自行召集股東會會議可能構成非法。
（六）須有合法的會議主持人
同上，《公司法》規(guī)定的股東會主持人為董事長或執(zhí)行董事；在董事會或者執(zhí)行董事不能履行或不履行職責時，方由監(jiān)事會或監(jiān)事主持；在監(jiān)事會或監(jiān)事不能履行或不履行職責時，方由代表十分之一以上表決權的股東自行主持。
三、臨時會議召開的特別要點
（一）根據(jù)《公司法》規(guī)定，代表十分之一以上表決權的股東，三分之一以上的董事，監(jiān)事會或者不設監(jiān)事會的公司的監(jiān)事提議召開臨時會議的，應當召開臨時會議。
（二）上述人員享有的僅是臨時會議召開的“提議權”，并非直接召開的權利，其必須先行向享有召集權的機構提出“提議”，而不能徑直召開。
（三）臨時會議的召集、主持等仍應嚴格遵照公司法規(guī)定的程序進行。臨時股東會的召集、主持也是遵循“董事會(執(zhí)行董事)→監(jiān)事會(監(jiān)事)→1/10以上的股東”這一順序進行。
當前，隨著《公司法司法解釋四》的實施，部分“召集程序或者表決方式僅有輕微瑕疵,且對決議未產(chǎn)生實質影響的”決議將被維持，此即“輕微瑕疵裁量駁回制度”。同時，隨著“決議不成立”類型的出現(xiàn)，更多在“表決方式”方面存在瑕疵的決議將被劃入決議不成立的類型之內。無論如何，公司各機構及股東應嚴格執(zhí)行公司決議的程式性要求，在法律規(guī)定的權限范圍內作出公司決議。
（來源：微信公眾號法務部）
